Comment optimiser sa présence sur
PROMOTE 2005 ?
Bien définir ses objectifs de participation
Le Salon International de l'Entreprise, PROMOTE,carrefour d'idées et passerelle des innovations technologiques et commerciales, représente un tremplin économique décisif pour tous les secteurs d'activité.

Il est indispensable lorsqu'une entreprise participe à un salon, qu'elle s'assigne un objectif prioritaire. Choisir d'être présent sur PROMOTE, c'est donc avoir une parfaite connaissance de ses objectifs économiques.

C'est la détermination précise de ces objectifs que vous poursuivez en participant à PROMOTE qui va vous orienter vers une très bonne préparation et la réussite de votre participation.

Et participer à un salon ne s'improvise pas ! Il est indispensable de préparer avec soin sa participation et de mettre en place une organisation rigoureuse afin d'être prêt dans les temps et se libérer, pour la période de l'exposition, des contraintes matérielles qui très souvent empêchent de se consacrer efficacement à l'essentiel : l'établissement de contacts avec le visitorat.
Les trois accélérateurs de la réussite
1. La préparation marketing
Pour attirer le maximum de visiteurs intéressants sur votre stand, il vous faut accorder une attention toute particulière à son choix, sa conception , sa réalisation et son animation.
Bien choisir son stand

PROMOTE 2005 sera organisé favorablement en fonction des divers secteurs économiques ou branches d'activité spécifiques représentés. Il sera proposé des stands de 9 m², 25 m² ou 100 m² (négociation spéciale) montés par l'Organisateur et aménagés directement par les Exposants
- Réservez donc votre emplacement chaque fois que la répartition des espaces effectuée l'Organisateur le permet,
- Choisissez la surface en concertation avec l'Organisateur si vous optez pour un stand hors gabarit.

L' Organisateur peut en outre, imposer ponctuellement des contraintes particulières telles que des hauteurs limites de cloisons, des structures " sécurisées ", un style , un volume, des gabarits à respecter...
L'exposant doit donc disposer d'un plan précis de son emplacement pour vérifier les servitudes éventuelles dont il pourrait avoir à souffrir.

Bien concevoir son stand
Il faut concevoir son stand comme un outil de contact !
Le stand n'est pas une fin en soi, c'est l'outil qui va permettre la mise en valeur de l'offre "produits" et faciliter les temps forts de l'action commerciale. Il doit interpeller, c'est-à-dire, capter l'attention et éveiller l'intérêt du visiteur. Sa visibilité doit marquer et être remarquée, sa présentation être explicite et cohérente avec l'offre présentée pour être rapidement compris.
L'entreprise ou le prestataire délégué devra au préalable définir avec précision trois variables pour la conception générale du stand : -Établir une liste précise des produits à présenter Il est conseillé de ne pas surcharger le stand que ce soit avec des produits destinés à la vente ou avec des éléments d'agencement. - Réfléchir le contact avec la clientèle Il est préférable de laisser suffisamment d'espace pour la circulation à l'intérieur du stand et d'opter pour un stand largement ouvert afin d'inciter le visiteur à y pénétrer. - Innover dans l'agencement et l'animation C'est en se différenciant que l'Exposant peut remédier au manque d'attention des visiteurs. La multitude des produits, la profusion d'information, l'abondance d'éclairage et la sonorisation souvent bruyante finissent par provoquer une certaine saturation de la part de ceux-ci. Ils sont alors sensibles aux stands réellement différents au niveau de la présentation générale, de l'originalité des messages ou même de la zone d'accueil particulièrement soignée.
L'attention des visiteurs ne doit pas se relâcher, c'est la raison pour laquelle le stand doit être visuel. Le visiteur doit voir et non lire.

Bien animer son stand

Les animations dynamisent une exposition. Elles renforcent son pouvoir d'attraction sur les visiteurs et les invités stimulés par la curiosité et l'attrait du jeu dans le cas par exemple de tirages au sort ou de concours.

L'animation d'un stand sur un salon est constituée de tous les moyens qui accrochent l'intérêt du visiteur, marquent sa mémoire et l'incitent à s'arrêter. Elle doit créer une ambiance favorable, aider à la bonne circulation des visiteurs, avoir des pôles d'intérêt bien répartis.

Toute idée d'animation peut donc être mise en œuvre si elle est en harmonie avec le stand et ses objectifs, met en contact le produit et le visiteur en entraînant sa participation active.

Concours, jeux, spectacles, démonstrations, présentateur, personnel déguisé, les possibilités d'animation sont infinies.

Le stand ne doit cependant pas être un lieu de spectacle permanent et l'animation sonore en particulier être perturbatrice mais plutôt tonique et agréable.

Toute animation spectaculaire doit être périodique afin de créer le renouvellement des visiteurs-spectateurs

En accroissant le flux de visiteurs sur le stand, une animation bien orchestrée déclenche de nouveaux contacts et augmentent la notoriété.

Toutes les actions destinées donc à capter l'attention du visiteur sont fondamentales car celui-ci est sollicité de tous les côtés et son temps est limité.

Bien informer l'ensemble de son personnel

La participation à PROMOTE 2005 doit être considérée comme une action importante pour l'entreprise toute entière. Il est donc indispensable d'y créer un état d'esprit et des conditions qui facilitent cet engagement.

Bien s'informer auprès de l'Organisateur

L'Organisateur envoie différents documents à l'Exposant. Certains sont destinés à son information, d'autres doivent être retournés pour bénéficier des prestations souhaitées.

Il est indispensable de prendre connaissance de l'ensemble de ces documents dès réception, car ils conditionnent souvent la préparation même de la participation. Les éléments demandés par l'Organisateur doivent être retournés le plus tôt possible. Comme pour tous les documents commerciaux, il faut en garder une copie en cas de litige éventuel.

Avant la manifestation, surtout s'il s'agit d'une première participation, il peut être utile de rencontrer l'Organisateur pour se renseigner entre autres sur les secteurs économiques représentés, la concurrence, la clientèle potentielle, la campagne de communication, les animations projetées ou encore les temps forts de PROMOTE 2002.

Bien calculer le coût de sa participation

Prévoir un budget de participation fait partie des opérations à ne pas négliger. Il est donc conseillé d'établir un budget prévisionnel. Ce document permettra à chaque exposant d'évaluer un coût total approximatif de sa participation. On note principalement :
-Les frais de participation payés à l'Organisateur
-Les frais concernant les produits exposés (assurances ,transport, sécurité)
-Le coût de l'aménagement du stand
-La publicité et la communication
-Les frais de personnel

2. La performance commerciale
Le commercial, bien que professionnel de la relation client, doit s'adapter aux spécificités du contact commercial sur un salon, pour transformer le maximum de visiteurs en "contacts utiles".
Bien s'entraîner au contact commercial sur le stand
1. En terrain neutre, comme sur PROMOTE, c'est le client qui reprend l'initiative du contact, on lui donne envie d'entrer dans le stand par une attitude accueillante et par un comportement d'hôte.
2. Le visiteur est a priori un inconnu, on prend le temps de s'intéresser à lui, de découvrir ses besoins et ses motivations, avant de se lancer dans la démonstration.
3. La concurrence est omniprésente. On argumente donc avec les avantages concurrentiels présentés sur le stand et qui répondent aux besoins exprimés. On marque ainsi sa différence.
4. Le temps de contact est difficile à prévoir, on le détermine a priori avec le visiteur, et quand il y affluence, on regroupe les démonstrations.
A la fin, pour être performant, on doit parfaitement maîtriser trois dimensions : -le stand, -les argumentaires, -le suivi commercial.
Bien préparer son plan de communication

Il faut prévoir un véritable plan de communication pour dynamiser votre participation !

La communication auprès des visiteurs revêt une importance particulière et l'entreprise ne doit négliger aucun support. Tout doit être conçu et pensé pour susciter l'intérêt du client potentiel car si l'Organisateur communique bien en tant que tel, il le fait pour la manifestation en général et non pour un exposant en particulier.

Ainsi, vous devez définir les animations et opérations de relations publiques qu'il est souhaitable d'entreprendre pour sensibiliser votre clientèle, vérifier qu'elles ne se recoupent pas avec d'autres animations, informer l'Organisateur pour bénéficier d'éventuelles retombées presse et demander son autorisation s'il y a lieu.

Consulter le règlement de la manifestation pour voir s'il n'existe pas d'interdiction particulière par exemple, l'utilisation d'une sono ou la distribution de tracts en dehors de son stand. Adresser à l'Organisateur, un courrier confirmant les dispositions adoptées.

Bien communiquer vers la Presse

Que vous ayez ou non un service de Relations Presse ou de communication, vous pouvez optimiser votre présence sur PROMOTE 2005 en tirant parti de notre puissant dispositif médiatique.

Pour cela, nous mettons en place un service d'accompagnement de nos Exposants et de leurs Attachés de presse. Des réunions d'information pour vos Relations Presse destinées à vos attachés de presse ou à la personne en charge de votre communication seront organisées régulièrement avec comme objectif principal : mieux vous informer pour mieux vous préparer et vous inciter notamment à participer à toutes nos animations que la presse couvre avec assiduité.

Bien recruter le personnel du stand

L'animation du stand par des représentants de l'entreprise est l'attitude la plus fréquemment rencontrée sur un salon. Elle consiste particulièrement à mobiliser des agents et cadres des services commerciaux. Mais la diversité des intérêts et des formations des visiteurs conduit à la présence du plus en plus indispensable sur le stand d'ingénieurs, de techniciens, de financiers ou de juristes suivant le type d'activités menées par l'entreprise.
En réunissant ainsi des agents de formations complémentaires, il sera plus facile de répondre à toutes les sollicitations et à toutes les questions des visiteurs.

Recourir à un professionnel de l'agencement ou de l'animation de stand s'avère souvent indispensable, soit pour bénéficier de quelques conseils judicieux , soit pour sous-traiter la totalité des opérations, depuis la conception jusqu'à l'animation du stand. Son rôle est primordial puisqu'il est l'interface entre le visiteur et l'entreprise exposante. A ce titre, il est le principal vecteur de communication de l'entreprise et son recrutement mérite d'être réalisé avec le plus grand soin.

Il est conseillé de confier la représentation de votre entreprise à du personnel expérimenté c'est-à-dire ayant l'habitude d'intervenir dans le cadre de manifestations commerciales. Il est indispensable aussi de disposer d'un contrat où les engagements du personnel temporaire ainsi que ceux de l'entreprise son clairement définis.

Penser également aux nouvelles technologies (services télématiques, informatique, Internet et bornes interactives,…), ces outils permettent d'établir un contact direct, évolutif et surtout ludique.

3. Le suivi du salon

Etablir un bilan global !

L'après salon est souvent considéré par les Exposants comme une étape de moindre importance par rapport à la période de préparation ou de tenue. Pourtant, c'est une phase cruciale !

En effet, si l'on veut faire fructifier les efforts engagés pour sa participation, l'après PROMOTE doit être, pour chaque entreprise participante, une étape primordiale. Elle permet en effet de contrôler, d'exploiter et d'optimiser sa participation, de transformer les contacts utiles en "clients effectifs" en s'organisant pour traiter rapidement et efficacement la totalité des contacts..

Trois conditions sont néanmoins nécessaires pour mener à bien cette tâche :
- une organisation, une méthodologie rigoureuse
- une implication de tous les effectifs
- une préparation de cette étape lors de la phase " avant PROMOTE "

Il est en effet primordial que toutes les informations nécessaires au contrôle et à la relance, aient été auparavant déterminées puis recueillies lors du salon lui-même et ceci de la manière la plus claire et la plus exploitable possible.

On distingue également trois périodes : le ou les quelques jours qui suivent le salon, l'élaboration du bilan et la période consacrée à l'exploitation des retombées.

Cette phase d'après salon, souvent négligée par les entreprises, permet pourtant, lorsqu'elle est bien gérée, d'une part, d'évaluer l'opération par rapport aux objectifs initiaux fixés et d'autre part de prolonger le rôle d'accompagnement auprès de tous les " contacts utiles " réalisés.

EN SOMME….

Même si, lors de la prise de votre décision finale de participation, la date de PROMOTE 2005 vous apparaît encore très éloignée, il est cependant essentiel de calculer précisément le temps nécessaire à chaque opération et d'établir un plan d'action.
Ne passez surtout pas outre l'établissement d'un planning ! Celui-ci vous permettra d'apprécier et de gérer au plus juste, le temps dont vous disposez. Sans cela, vous risquez d'hypothéquer le succès de votre participation/exposition.
Le temps de préparation à prévoir devra inclure l'étude de marché, les objectifs de participation, le choix des produits à exposer/démontrer, la conception et le montage du stand, l'étude des critères qui présideront au choix de telle ou telle action, la mise en oeuvre des outils de promotion, la motivation du personnel, l'établissement du budget prévisionnel.
Et parce que la réussite d'un salon ne se limite pas à la réservation d'un stand, nous organisons, tout au long de la période préparatoire de deux ans, une série de réunions périodiques baptisées "Préparer et Réussir son salon". Elles sont gratuites et réservées aux Exposants de PROMOTE 2005. Elles sont animées par des consultants alliant expertise en marketing opérationnel et en communication.